20.12.2012 | Советы по приему звонков в офисе •Если вам звонят на работу, нужно, сняв трубку, представиться: назвать свое имя или организацию.
• Когда вы звоните по служебным вопросам, не начинайте разговор словами «Кто это?». Правильнее будет назвать себя и спросить: «Простите, с кем я разговариваю?».
•Если вы звоните на работу по личному делу, постарайтесь, чтобы разговор был предельно кратким. Сразу поинтересуйтесь, могут ли вам уделить несколько минут. Частые звонки по личным вопросам, как правило, руководством не приветствуются. Звонить по служебным делам домой не принято.
•Когда с нужным абонентом вас соединяет секретарь, будьте готовы к тому, что он поинтересуется, кто говорит, откуда и по какому вопросу.
•Если телефонный звонок раздается в неподходящий момент: во время совещания, пятиминутки и других мероприятий, не следует поднимать трубку и тут же опускать на рычаг, не говоря ни слова. Достаточно краткого: «Перезвоните через полчаса, идет совещание».
•Иногда телефонный разговор приходится прерывать. Не употребляйте неопределенные фразы типа «подождите секунду», после которых абоненту приходится ждать иногда гораздо больше. Лучше сказать: «Я перезвоню чуть позже».
•Невыполненные обещания оставляют неприятный осадок. Если вы договорились, что перезвоните кому-то, сделайте это. Не оставляйте звонки «повисшими» в воздухе.
•Когда вам нужно встретиться с кем-то лично, не пытайтесь сразу же решить свои вопросы по телефону, надо лишь договориться о встрече.
•Говорите по телефону коротко, спокойно и четко. Не повышайте голоса и не кричите. А если чувствуете, что начинаете «закипать», переходите на ровный, нарочито спокойный тон. Говорите медленно, четко произнося слова.
•Лучше не просить, чтобы Вам перезванивали. Когда вы звоните сами, вы являетесь ведущим в разговоре, в ваших руках инициатива и право закончить разговор, когда считаете нужным.
•Первым прерывает телефонный разговор тот, кто позвонил. Такое право принадлежит и старшему по возрасту и положению.
Источник: http://sowetu.ru
|
